前回、ファイルの保存方法について学びました。
パソコンを使っていると、いつの間にかファイルが増えていきます。
いざ必要になったとき、
「どれが探しているファイルだっけ？」
と困ったことはありませんか？
ファイルを見つけやすくするには、保存する場所だけでなく、ファイル名の付け方も大切です。
この記事では、あとから探しやすくするためのファイル名の付け方を5つ紹介します。
※当ブログでは、一部のイラストや説明用画像の作成・加工に生成AIを使用しています。
ファイル名が大事な理由
ファイル名は、そのファイルの表札のようなものです。
「新しいテキスト ドキュメント」「無題」「あああ」のような名前のファイルが並んでいると、開いて中身を見ないと、何のファイルか分かりません。
以前の記事で紹介した、Windowsの検索機能は、ファイル名を手がかりに探します。
つまり、分かりやすい名前を付けておくほど、探すのがラクになります。
中身がわかる名前を付ける
「資料」「文書1」のような名前では、中身を開かないと内容がわかりません。
❌ 資料.xlsx
❌ 文書1.docx
内容がわかる言葉を入れておきます。
⭕ 交通費一覧.xlsx
⭕ 金沢旅行計画.docx
長い説明を書く必要はありません。
何についてのファイルなのかがわかる言葉を入れておけばOKです。
必要に応じて日付を入れる
同じ種類のファイルを繰り返し作る場合は、日付を入れると区別しやすくなります。
たとえば、毎月売上をまとめるなら、
2026-09_売上.xlsx
2026-10_売上.xlsx
2026-11_売上.xlsx
とします。
日にちまで必要なら、
2026-10-29_会議資料.docx
のように付けます。
毎回すべてのファイルに日付を付ける必要はありません。
日付で区別したいファイルに使うと考えれば十分です。
日付は「年→月→日」にする
ファイル名に日付を入れるときは、
2026-10-29 や 20261029
のように「年→月→日」の順にするのがおすすめです。
この形式なら、ファイル名で並べ替えたときに古いものから新しいものまで順番に並びます。
また、Windowsでは「/（スラッシュ）」をファイル名に使えません。
そのため、
❌ 2026/10/29_会議資料
こちらは使用できません。
Macでは「/」を入力できる場合もありますが、Windowsとファイルをやり取りするときに問題になることがあります。
どちらの環境でも安全に使えるよう、「2026-10-29」のようにハイフンでつなぐか、「20261029」のように区切りなしで書きましょう。
⭕ 2026-10-29_会議資料
⭕ 20261029_会議資料
修正版を残すなら番号を付ける
同じファイルを何度も修正していると、
会議資料_最終.docx
会議資料_最終2.docx
会議資料_最新版.docx
のようになってしまうことがあります。
これでは、どれが最新なのかわかりにくくなります。
修正前のファイルも残したい場合は、
会議資料_v01.docx
会議資料_v02.docx
会議資料_v03.docx
のように番号を付ける方法があります。
「v」は「version（バージョン）」の意味です。
数字を見るだけで、どの順番で修正したのか確認できます。
ファイル・フォルダ名の形をそろえる
ファイル・フォルダごとに名前の付け方が違うと、一覧にしたときに見づらくなります。
そこで、自分がよく使う形をひとつ決めておくと便利です。
たとえば、
日付_内容
なら、
2026-10-29_会議資料.docx
2026-10-30_交通費一覧.xlsx
修正版も管理するなら、
日付_内容_バージョン
として、
2026-10-29_会議資料_v01.docx
2026-10-29_会議資料_v02.docx
のようにできます。
自分が管理しやすい形を決めて、同じ付け方を使っていきましょう。
ファイル名に使えない記号
Windowsでは、次の記号をファイル名に使うことができません。
\ / : * ? " < > |これらを入力すると、ファイル名として保存できない場合があります。
区切りを入れたいときは、
ハイフン「‐」
アンダーバー「_」
などを使うとわかりやすいです。
まとめ
ファイル名は、少し工夫するだけで管理しやすくなります。
今回紹介したポイントは次の5つです。
- 中身がわかる名前を付ける
- 必要に応じて日付を入れる
- 日付は「年→月→日」にする
- 修正版には番号を付ける
- ファイル名の形をそろえる
最初からすべて実践する必要はありません。
まずは、「資料」「文書1」のような名前をやめて、中身がわかる名前を付けることから始めてみましょう！
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